Smart NS
紙面での管理との違いは？
2016.05.30 月
パソコンと書類の比較
管理で使用する場合の書類とSmartNSの違いを説明します。
１．保管時の違い
紙面上でマイナンバーを管理する場合、台帳などに書類を作成します。
鍵付きのキャビネットや金庫に保管することが一般的でしょう。
しかし、鍵さえ開いていれば、誰にでも個人情報が取得できてしまいます。
一つの鍵だけで保護されている状態なので、セキュリティ面には不安が残ります。
SmartNS の場合、コンパクトなタブレットにより、書類と同じように金庫に保管が可能。
なおかつ、「varie KEY」というオプションサービスを導入することで、
保管先の金庫の鍵を遠隔操作できるので、施錠の確認がかんたんです。
更に SmartNS には、高度な生体認証機能があるので、
担当者以外がデータにアクセス出来ないので社内セキュリティが万全です。
もし仮にタブレットを何処かに置き忘れてしまったような場合でも、
認証が出来ないのでデータを閲覧することが出来ません。
２．利用時の違い
記入漏れがあった場合に、責任の発生場所が不透明となる危険性があります。
また、書類の場合には年度毎に整理が必要となります。
整理した後もマイナンバーの情報は、何年も保管しておく必要性があるので、
データが増える度に整理が必要となります。
SmartNS であれば、アクセス時には履歴が自動的に記録されます。
使用者がいつ、どこで、どんな操作をしたか、がいつでも確認できます。
それにより、責任の発生場所が明確になるので、問題が発生した場合も安心です。
当然ながら、端末のデーターベース上で情報を管理するので、
マイナンバーの情報の整理は必要ありません。
３．廃棄時の違い
従業員が退社した場合、法定保存期間（最長７年）を過ぎるまで、
マイナンバーは企業側が保存しておく必要があります。
保存期間が終了次第、紙面の場合は速やかにシュレッダーなどで廃棄します。
紙面上では、廃棄のタイミングや管理についてもその都度記録を取ります。
７年間ともなると管理者が変わり、引継ぎが発生する場合も。
新しい管理者が紙面での情報を見落としてしまうなど、廃棄忘れもありえます。
SmartNS であれば、従業員が退社した時点で廃棄の入力をするだけです。
保存期間が終了すれば、端末へ自動的に通知が出ます。
後はそれに従い企業内に残っている書類などを廃棄するだけで完了です。
保存期間などの廃棄に関する全ての情報を SmartNS が管理し、
利用者へ通知があるので管 理者の操作がらくらくです。
まとめ
紙面上の管理にはコストがかかりませんが、SmartNSと比べて自己管理が必要な範囲が広いです。
常に注意して管理を行えば安全ではありますが、
管理者は普段の仕事に加えてマイナンバーを取り扱っていく必要があるため、
取りこぼしが発生しても気づかない場合があります。
大惨事のリスクを背負いながら紙面で作業を進めるよりも、
手軽でハイセキュリティなSmartNSに管理・保管・利用を任せておくことで、
時間と手間が短縮できるので余裕を持ってマイナンバーを管理できるでしょう。
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