Smart NS
大勢の社員がいる場合メリット～管理編〜
2016.05.18 水
安心・安全な機能
大勢の社員がいる企業では、マイナンバー管理も煩雑になりやすく、マイナンバー管理担当者の手間が増える場合もあります。
また、大勢の社員がいる場合、担当者が増えて情報漏えいの危険性も高まることになります。
しかし、日本アクセスが開発したSmartNSなら、このような不安な点を解消することができます。
まずは注意したいこと
マイナンバー管理担当者が、マイナンバー管理をする上で一番気を付けることといえば、
個人番号の漏えいをしないことだと考えられます。
もしも個人番号の漏えいということになれば、会社の重大な信用問題に関わります。
本来であれば、できる限り少人数でマイナンバー管理をする方が情報漏えいはしにくくなります。
しかし大勢の社員がいる企業は、部署ごとにマイナンバー管理担当者がいる場合もあるでしょう。
その場合、当然のことながら情報漏えいのリスクは高まります。
また、部署ごとに担当者がいる場合、アクセス者を識別し、誰がアクセスしたのか明確にすることが重要です。
識別が難しい、ということになると、情報漏えいなどの問題が起こった際に、
アクセス者の特定や情報漏えいの原因究明が難しくなります。
個人の識別がかんたんにできる
静脈による高精度な認証で個人を識別し、あらかじめ登録された担当者かを判断します。
やり方はかんたん。
利用する際に、指をサッと入れるだけで個人の識別は完了です。
これを使えば、部署ごとに担当者がいる場合でも、識別がらくらくできて便利です。
なりすましや不正アクセスの防止にもなります。
※ICカード＋パスコードの簡易認証タイプもご用意しています。
操作記録の保管ができる
操作の全てを履歴として記録できるので、不正なアクセスなどを見逃しません。
これで、部署ごとにマイナンバー管理担当者がいる場合でも、誰がどこにアクセスしたのかがすぐに分かり、
何か問題が起きた時にも、アクセス者の特定や原因究明がかんたんに行えます。
便利な機能
大勢の社員がいる企業だと、部署移動などによりマイナンバー管理担当者が変わる可能性が考えられます。
また、退職者も必然的に多くなるでしょう。
担当者の変更や従業員の削除に手間がかかって、担当者の負担が増えるのは避けたいですね。
そこでSmartNSには便利な機能を搭載しました。
一括削除ができる
SmartNSには一括削除ができる便利な機能が付いているので、手間がかかりません。
タブレット上で利用者一覧から削除する人を選ぶだけ。
これで部署移動の時期にも手間がかからずに担当者の変更ができますし、
一斉に退職者が出るような時期にもかんたんに登録されたマイナンバーの削除ができます。
破棄し忘れることを防止
しかし、税務や労務の書類に個人番号を記す場合、速やかに破棄できないこともあるでしょう。
そのため政府の指針では、退職者のマイナンバーは、最長で退職後7年間は保管することが可能となっています。
ここで考えられるのが、退職者のマイナンバーを7年後に忘れずに破棄できるか、ということです。
大勢の社員がいる企業だと、なおさら懸念されることと思います。
そこでSmartNSには、ユーザ登録を削除してから7年経った退職者をリストでお知らせする機能を搭載しました。
これで退職者の人数が多くても、保管期間を過ぎたマイナンバーの破棄し忘れを防ぎます。
安心で便利なSmartNS
しかしSmartNSにはそんな不安を取り除く仕組みが揃っています。
従業員の大切な個人情報であるマイナンバー、大勢の社員がいてもしっかりと管理したいのであれば、
安心・安全と便利を兼ね備えたSmartNSに是非お任せください。
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