セキュリティ

マイナンバーはどこまで厳重に保管・管理すべき?

2016.05.18 水

マイナンバー管理は厳重に

マイナンバー管理はどこまで厳重にするべきか

マイナンバーは厳重に保管・管理しないといけない、というのはよく聞くと思いますが、
では一体どこまで厳重に保管・管理すべきかお悩みのマイナンバー管理担当者様もいらっしゃると思います。

ここではマイナンバーをどこまで厳重に保管・管理するべきなのか、解説いたします。

最低限の管理では足りない

マイナンバーを含む情報の管理は、
「一般的な人事給与システムと同程度のセキュリティ」であれば良いとされています。

給与の情報を含め人事情報は、かんたんに閲覧できないように管理されているはずです。

最低でもそのレベルのセキュリティは必要です。

ただし、マイナンバーは個人情報の塊であることから、悪用したい人間に狙われやすいものです。

最低限のセキュリティでは、不正アクセスや内部流出等により、
かんたんに情報漏えいしてしまう可能性も考えられます。

そうならないためにも、セキュリティは強固にしておく必要があります。

不適切な管理で被る不利益

そもそも、なぜマイナンバーは厳重に保管・管理しないといけないのでしょうか。

それは、個人情報を漏えいされた従業員個人も、漏えいした企業側も多大な不利益を被るからです。

個人が被る不利益

マイナンバーというのは12桁の番号で、この個人番号のみが流出したのであれば、それほど問題にはなりません。

ただし、個人番号と紐づく情報が漏えいしてしまうと大変なことになります。

今までの個人情報と違い、個人番号には膨大な量の個人情報が紐づけられることになります。

今は税、社会保障関連、災害対策のみに使用されることになっていますが、
将来的には医療記録や銀行口座などのプライバシー性が高い情報にも、利用されることが検討されています。

これらの情報が氏名、住所等とともに流出してしまえば、個人が受ける損害は計り知れないものとなります。

企業が被る不利益

マイナンバーが流出した場合、個人が被害を受けるだけではなく、
流出させてしまったマイナンバー管理担当者にも罰則があります。

担当者が故意にマイナンバーを漏えい、盗用した場合の罰則は、

・正当な理由がなく個人情報ファイルを外部に提供した場合
「4年以下の懲役」または「200万円以下の罰金」またはこれを併科します。
・業務上知り得た個人情報を漏えい・盗用した場合
「3年以下の懲役」または「150万円以下の罰金」またはこれを併科します。

と定められています。

これは今までの個人情報保護法より重い罰則となっています。
また、担当者を管理・監督していた企業側も罰則の対象となります。

過ってマイナンバーを漏えいさせた場合は、刑事罰の対象とはなりませんが、
漏えいの状況によっては、特定個人情報保護委員会から改善の指導や勧告などを受ける可能性があります。

また、誤ってマイナンバーを漏えいして刑事罰に問われなかったとしても、
民事責任は問われる可能性があるので注意が必要です。

厳重なマイナンバー管理の重要性

マイナンバーが流出した際、企業側が罰則を受けるのはもちろんですが、
企業の重大な信用問題にも関わりますし、企業イメージの低下も避けられません。

また、流出させられた従業員個人にとっても企業側にとっても、多大な不利益を被ることになるのです。

そうならないためにも、マイナンバーはできる限り厳重に保管・管理することが必要なのです。

安心・安全のマイナンバー管理

マイナンバーを厳重に保管しないといけないことは分かったが、
どのようにすればいいか分からない、とお困りの事業主様もいらっしゃるかもしれません。

そこで是非お使い頂きたいのが、日本アクセスが開発したSmartNSです。

セキュリティの専門会社と共同開発によって、静脈を用いた生体認証を使って個人の識別・認証ができる機能や、
マイナンバー管理担当者のアクセス履歴の保管など、トップレベルのセキュリティを搭載しています。

これなら安心して、マイナンバーの保管・管理が行えます。

マイナンバー管理はSmartNSにお任せください。

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