収集

複数の担当者で管理する場合のメリット~収集編~

2016.05.29 日

安全な収集

複数の担当者がいる場合、普通にマイナンバーを収集した場合、
様々な面でセキュリティ に抜け道が発生してしまう事をご存知でしょうか?

例えば、担当者が一人の企業の場合は責任の出所が一人だけなので問題が起きた時の解決が早いです。

しかし、複数の担当者が居る状態で、悪意のある従業員がデータの漏洩など問題を起こしても、
担当者のうち誰が問題を起こしたのか把握が難しく、責任や問題の追及が難しくな ります。

SmartNS では、担当者が端末のデータに登録したりする場合に、
端末に本人を生体で識別できる静脈認証を行う必要性があり、そのログが残るため、
社内の担当者の誰が端末に触ったのかが一目瞭然です。

これにより、担当者を分けたとしても、端末を受け渡して収集を行うことで安全に収集することが出来ます。

担当者が複数いる場合、従業員と画面を見ながら1対1で入力による作業が捗るので安全かつ効率的に収集が可能です。

情報の連携も、先ほど述べた通り端末を受け渡せば完了するので無駄がありません。

1.登録時に重複登録してしまうのを防げる

複数の担当者がマイナンバーを収集したとしても、人数が多ければ多いほどその連携は難しくなり、
情報に不備が出てしまったりする状況にも陥りやすいです。

SmartNS であれば、事前に社員全員の名前のリストを登録しておくことで、一度登録してしまえばリストの名前以外の情報を埋めていくだけで済むので収集が済んでいる従業員の確認がかんたんかつミス無く行えます。

2.取り扱い状況の記録が必要ない

一般的な収集方法で担当者が複数存在する場合、お互いの使用状況や責任の発生元などをはっきりさせるため、
マイナンバーデータの取り扱い状況を記録する必要性がありました。SmartNS では、この問題も使用者の使用履歴が残ることによってかんたんに解決しました。

3.遠方地に営業所がある場合

遠方地に営業所があり、どうしてもSmartNSを持って確認に行くのが難しい場合はCSV形式でまとめて収集することが出来るため、企業の状態によって柔軟に対応することが出きます。
しかしながら、CSV を利用せずとも遠方の営業所であろうと、
直接一人担当者を派遣するだけでマイナンバーの収集が安全に完了するので便利です。

4.担当者以外はアクセス不能

SmartNS では、マイナンバーの担当者の方が利用者登録を行い、
ログインしなければデー タの登録・閲覧・削除など全ての編集行為がブロックされ、
そういった操作をしたこともログに記録が残りますので、不正を徹底的に防ぐことが出来るのです。

5.担当者が操作を覚えるのが簡単

SmartNS はシンプルなタブレット型のマイナンバー収集端末です。
操作が簡単で、担当者の研修も短済ませることが出来ますし、従業員にも簡単に説明できます。

また、シンプルな作りなので、セキュリティの安全さが説明しやすく従業員全体に信頼感 を与えることが出来ます。

マイナンバーの提出を拒否された場合は応じるしかないので、
セキュリティに特化した端末を持っているだけでもメリットがあるといえるでしょう。

まとめ

SmartNS をマイナンバー収集に採用することによって

・複数の登録者による情報のブッキング防止する
・取り扱い状況の記録が不要になる
・遠方地でも柔軟な方法で登録できる
・担当者以外の不正データアクセスを弾く
・担当者が端末の操作をすぐに覚えられる

など、の複数の担当者が居る時に起こりうるストレスを全て解消しました。

マイナンバーを複数の担当者で管理していて、お悩みごとがある場合は気軽にホームページからお問い合わせ下さい。

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