Smart NS
大勢の社員がいる場合のメリット～収集編～
2016.05.18 水
人数が多い場合
マイナンバー管理では、個人情報を扱います。
人数が増えてくれば当然ミスが発生する場合もあるため、自分で表計算ソフトを使って管理するには限界があります。
SmartNSを使用した場合、管理者が直接対面で入力する必要性があるので、入力ミスが防止できます。
１．営業所が多い場合
人数が大きな企業となると、営業所が複数ある場合もあります。
そういった場合、本人確認用書類を、書留の郵送やメールで送信するという手段があります。
その場合、問題が無ければ書類やメールは担当者の元へと届きます。
しかし、人間的なミスというものは完全には防ぐことができません。
郵政が民営化してから、書留の亡失が発生したりする事件は増えています。
書類を受け取れずに、何処かに大切な個人情報が消えてしまう可能性があるということです。
メールの場合も管理担当者の元へ届きますが、人間的なミスは防ぐことができません。
初歩的な送信先を間違えた場合や、PCの脆弱性から社外の人間にナンバーを読みとられてしまう場合もあります。
担当者が離籍している間に他の従業員の方が個人情報を覗いたりする事も不可能ではありません。
SmartNSであれば、端末がタブレットサイズなので、
直接管理者が他の営業所に足を運ぶだけで直接入力ができるので、そういった不安を解消することができます。
２．従業員の入れ替わりが多い場合
大勢の従業員がいる場合、新入社員や退職者のマイナンバー管理も難しくなります。
新入社員は新しく登録しなくてはなりませんし、退職者の情報は法定保管期間内は会社側で保管し、
期間を終えたら速やかに削除する必要性があります。
そういった管理もSmartNSであれば、
必要な時にアクセスをし新しくマイナンバーのデータを登録することも、
その場で退職者のデータを削除することも可能です。
削除した退職者のデータは、必要な保管期間である７年を過ぎると通知が表示されます。
これにより、実際の書類の処分を忘れる心配もありません。
まとめ
大勢の社員が在籍している企業の場合は、一人一人のマイナンバーの収集が大切です。
それに加えて本人確認が必要となります。
SmartNSを活用すれば、マイナンバーの管理がセキュアで安心なものに変わります。
管理を行う上で発生する情報漏洩の危険はセキュリティが守ります。
大勢の従業員のマイナンバー管理に頭を悩ませている方は、是非ご利用ください。
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