Smart NS

従業員の少ない会社であれば、一番かんたんな方法です。

マイナンバーを確認出来る書類と、身元確認ができる書類のコピーを会社に持ってきてもらう形になります。

注意するべきは、その後、書類をどう管理するかという点です。

紙媒体のまま保管する場合と、給与管理ソフトなど別の記録媒体に移す場合が考えられます。

書類そのものを残しておく場合、外部だけでなく、
社内でも限られた人間しか触れられないような場所で管理しないと、情報漏えいの危険が高まります。

また、別の記録媒体に移す場合には、はじめに集めた書類は廃棄しなければなりません。

廃棄した後で入力に誤りがあったと分かれば、再び収集する必要があるので、手間になってしまいます。

必要書類のスキャンしたPDFデータなどを、メールに添付して送ってもらうという方法です。

書類をスマートフォンのカメラで撮影し、画像データをメールに添付するというケースも多いのではないかと思います。

メールでの収集の注意点は、誤入力と破棄についてです。

預かったマイナンバーは、その従業員が退職する際、必ず破棄しなければなりません。

しかし、この方法で収集した場合、受け取ったメールをそのままにしておき、廃棄することを忘れがちです。

また、覚えていたとしても、対象となるマイナンバーが記載されたメールを探し出すことができるかどうかという点も、
考えておかなければいけません。

当時と担当者が変わっていたり、担当者が退職していた場合は難しいでしょう。

マイナンバー管理システム「SmartNS」は、マイナンバーの収集を対面で行えるシステムです。

マイナンバー管理者と従業員の間のやり取りで収集が行われるので、とてもかんたん。

対面だからこその高い安全性も期待できます。

収集作業の間は、10 インチのタブレットで、画面をらくらく共有できます。

マイナンバーの取り扱いにお困りの管理担当者様は、SmartNSをお試しください。