収集

マイナンバーを収集する前に気をつけることは?

2016.05.18 水

マイナンバーと本人確認資料

マイナンバーを収集する際は、必ず本人確認をしなければなりません。マイナンバーが提供者本人のものであることを確認し、なりすましを防ぐためです。

・正しい番号であるかどうか
・正しい番号の持ち主であるかどうかの身元確認

この2点が揃って、本人確認が完了します。

収集の方法を事前に話し合う

マイナンバーの収集方法は、大きく三種類に分かれます。

収集する前に、それぞれの方法を取る場合の注意点を把握しておく必要があります。

紙媒体での収集

従業員の少ない会社であれば、一番かんたんな方法です。

マイナンバーを確認出来る書類と、身元確認ができる書類のコピーを会社に持ってきてもらう形になります。

注意するべきは、その後、書類をどう管理するかという点です。

紙媒体のまま保管する場合と、給与管理ソフトなど別の記録媒体に移す場合が考えられます。

書類そのものを残しておく場合、外部だけでなく、
社内でも限られた人間しか触れられないような場所で管理しないと、情報漏えいの危険が高まります。

また、別の記録媒体に移す場合には、はじめに集めた書類は廃棄しなければなりません。

廃棄した後で入力に誤りがあったと分かれば、再び収集する必要があるので、手間になってしまいます。

メールでの収集

必要書類のスキャンしたPDFデータなどを、メールに添付して送ってもらうという方法です。

書類をスマートフォンのカメラで撮影し、画像データをメールに添付するというケースも多いのではないかと思います。

メールでの収集の注意点は、誤入力と破棄についてです。

預かったマイナンバーは、その従業員が退職する際、必ず破棄しなければなりません。

しかし、この方法で収集した場合、受け取ったメールをそのままにしておき、廃棄することを忘れがちです。

また、覚えていたとしても、対象となるマイナンバーが記載されたメールを探し出すことができるかどうかという点も、
考えておかなければいけません。

当時と担当者が変わっていたり、担当者が退職していた場合は難しいでしょう。

収集の前には事前通達を

マイナンバー収集の前には、アルバイトやパート従業員も含めて、事前にアナウンスをしましょう。

「企業にマイナンバーを預けるのが不安」というような理由で、収集を断られる場合があります。

企業でのマイナンバーの取り扱いについて、きちんとした説明をしておきましょう。

従業員からマイナンバーの収集を断られる理由として最も多いと予想されるのが、
従業員のマイナンバー制度に対する理解が深まっていないというものです。

非常に重要な個人情報であるマイナンバーについて、情報漏えいを心配されるのは当然のことです。

こういった場合は、まず従業員サイドの情報不足を解消することが大切です。

マイナンバーを収集する目的や、保管・管理方法について、提供者である従業員にきちんと説明を行う必要があります。

利用目的の範囲内である場合、
マイナンバーの提供は法で定められた義務であるということも、伝えなければなりません。

それでも協力が受けられない場合、マイナンバーの提供を求めた経過を記録し、
義務違反でないことをはっきりさせておかなくてはなりません。

その記録がなければ、マイナンバーの提供が受けられなかったのか、
紛失したのか等の状況が判別できなくなってしまうためです。

マイナンバーの提供拒否があった場合は、

・従業員が協力に応じてくれるよう説明し、マイナンバー管理者としての義務を果たす。
・説明の経過を記録し、義務違反でないことを明らかにしておく

この2点を守ることが大切です。

SmartNSなら

マイナンバー管理システム「SmartNS」は、マイナンバーの収集を対面で行えるシステムです。

マイナンバー管理者と従業員の間のやり取りで収集が行われるので、とてもかんたん。

対面だからこその高い安全性も期待できます。

収集作業の間は、10 インチのタブレットで、画面をらくらく共有できます。

マイナンバーの取り扱いにお困りの管理担当者様は、SmartNSをお試しください。

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