収集

SmartNS で安心安全にラクラク収集

2016.05.18 水

Smart NS なら

SmartNS でマイナンバー収集

マイナンバーは、従業員やその家族の大切な個人情報です。

企業は情報が第三者に漏えいすることを防ぎ、安全に収集することを求められています。

通常なら、時間と手間がかかる作業です。

マイナンバー管理者様は、安全でなるべく手間がかからない良い方法をお探しではないでしょうか。

マイナンバー収集管理ツール「SmartNS」を使用すると、こんなにかんたんに収集が行えます。

専用タブレットでかんたん入力

収集に使うのは 10 インチのタブレット端末。

これはB5サイズのノート程度の大きさです。

タッチパネルによる入力はとてもかんたん。
スマートフォンを操作するのと同じような感覚で、すみやかな登録が可能です。

見やすい 10 インチの画面で、作業状況の共有もラクラク。

マイナンバー管理者との対面方式で登録を進められるから、
紙面やメールでの収集による情報漏えいに不安を感じている従業員でも安心です。

便利な収集作業を提供

マイナンバー収集の際、企業が必ず行うことが2つあります。

それは「利用目的の明示」と「本人確認」。

企業は、収集したマイナンバーをどんなことに使うのかを従業員に明示しなくてはなりません。

本人確認では、

・番号が本人のものであるか
・番号が正しいかどうか

この2点を確認するために、身元が分かる本人確認書類などを提示してもらう必要があります。

SmartNSは対面収集なので、作業がスムーズに行えます。
利用目的の明示はその場で行うから、従業員との認識の食い違いが起こりません。

本人確認に利用した身分証明書は、タブレットに内蔵されたカメラで撮影することで保存が可能。

登録した情報を呼び出す際も便利です。

持ち運びもかんたん

全国に支社、支店を持つ企業のマイナンバー管理者様は、各地の従業員のマイナンバーの収集に苦労されることと思います。

紙面で収集する場合は、かさばる書類を持ち歩く形になります。

メールで収集する場合は、大事な個人情報を含む大量のメールをPCで管理しなければなりません。

SmartNS は、タブレット一つ持っていれば大丈夫。

小脇に抱えて各支社、支店を回り、スマートにマイナンバーを収集できます。

複数の担当者でマイナンバーを管理する場合も、タブレットを渡すだけでかんたんに引継ぎが可能です。

対面収集だから安心安全

個人事業主や中小企業のマイナンバー管理者様は、紙面やメールでのマイナンバー収集をお考えかもしれません。

しかし、これらの収集方法にも問題があります。

書類での収集には、郵便物追跡サービスにコストがかかり、郵便事故のリスクもあります。

書類を紙媒体のまま保管するなら、保管場所の確保やセキュリティに充分気をつけなくてはいけません。

書類の内容を別の記録媒体に移して管理するなら、書類は廃棄する形になります。

入力内容に誤りが発生していた場合は、もう一度書類を収集しなくてはならないので、手間になります。

メールの場合は、マイナンバー管理者のPCから情報漏えいの危険があります。

また、従業員が退職した場合、該当のメールを探し出して破棄するのが困難という問題も。

SmartNS は、収集の過程で情報が漏えいするリスクを抑えました。

マイナンバー管理者と対面でやり取りするのみで収集が完了するから安心です。

オプションとして、スマートフォンによる電子錠制御アプリ「varieKEY NS」もご用意して います。

マイナンバーを取り扱う区域のドアやキャビネットに電子錠を付け、
マイナンバー管理者様がお持ちのスマートフォンで開錠できます。

マイナンバー管理者以外には絶対に開けられません。
セキュリティの専門会社との共同開発で、高い安全性を保証します。

それでいて、マイナンバー管理者にとっては便利。

使いやすく、安全なシステムを実現しました。

マイナンバー収集でお困りの方へ

従業員の安心と安全。

マイナンバー管理者にとっての使いやすさ。

マイナンバーの収集は、この2点をとことん追求した「SmartNS」にお任せください。

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