収集

マイナンバー収集の際には「番号法」を改めて確認し ましょう

2016.05.18 水

番号法(マイナンバー法)とは

住民票に登録のある国民一人一人に固有の番号を割り振り、
社会保障や納税に関する情報を管理する制度を「共通番号(マイナンバー)制度」といいます。

この制度を裏付ける法律が「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」です。

「番号法」「番号利用法」「マイナンバー法」「行政手続番号法」とも呼ばれます。

番号法で定められていること

番号法で定められていることは、大きく分けて以下の2点です。

・法律で定められた範囲外でのマイナンバーの取り扱いを制限(法律で定められた範囲での取り扱いは必須)
・マイナンバー取り扱いにあたっての適切な管理

マイナンバー取り扱いの制限とは

収集・保管

収集とは、集める意思をもって自分の支配下に置くことを指します。

マイナンバーが記載されたメモを受け取ったり、口頭で聞いてメモを取ったりする行為も収集に含まれます。

手書きだけでなく、PC に音声データを保存するなど、記録の手段は問いません。
提示されたマイナンバーを見るのみでは収集行為にあたりません。

法の範囲外でのマイナンバーの収集は制限されます。

例えば、従業員とその家族のマイナンバーを収集する義務はありますが、扶養家族でない場合は収集できません。

収集したマイナンバーは、漏洩や紛失、破損することがないよう保存・管理します。

従業員が退職した場合などマイナンバーが必要がなくなった場合は、
法で定められた保存期間を超えたのち、廃棄しなければなりません。

利用

税、社会保障、災害対策の各分野で、書類にマイナンバーを記入して提出するなど、手続きに活用することです。企業は、利用目的を従業員に明示した上でマイナンバーの収集を行います。

給与所得の源泉徴収票や支払調書等の書類に記載するといった目的が考えられます。

個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、
利用目的の範囲を超えてマイナンバーを利用することはできません。

提供

従業員にマイナンバーの提供を求めることができるのは、
「個人番号関係事務」を処理するために必要な場合に限ります。例えば、社員番号として流用する目的でマイナンバーの提供 を求めることはできません。

マイナンバーの適切な管理とは

本人確認

マイナンバーの収集にあたって、マイナンバーが正しいか、
また、本人のものであるかの確認を行う必要があります。

・個人番号カード
・通知カードと顔写真付きの身分証明書 いずれかの書類を提出して、番号と身元の確認を行います。

説明責任

書類作成などの際、マイナンバーの記載は、法で定められた義務であることを従業員に伝える義務があります。

従業員からマイナンバーの提供を断られた場合、
マイナンバー未記入のまま安易に書類を 提出するのはやめましょう。

「説明責任を果たした上で本人から提供を受けられなかった」ことを証明できなければ、義務違反となります。

どうしても提供を受けられない時は、提供を求めた経過を記録しておくことが大切です。

監督責任

マイナンバー管理を委託した場合、企業は適切な委託先を選び、
委託先のマイナンバーの取り扱い状況を把握しておく責任があります。

委託契約の中には、後述の安全管理措置に関する内容を盛り込む必要があります。

安全管理措置

企業がマイナンバーを管理する上で、
マイナンバーの漏えいや不正使用が起こらないよう対策を行うことが義務付けられています。

何も対策を行わない企業に、従業員やその家族は、大事なマイナンバーを預けることができるでしょうか?

答えはノーです。

厳正なルールに基づいてマイナンバーを取り扱うことで、
従業員やその家族の安心と信頼 を確保することが、企業に求められています。

マイナンバー収集でお困りの方へ

番号法を破ってしまうと、個人情報保護法よりも厳しい罰則の対象になります。

マイナンバーの取り扱いには最新の注意を払わなくてはなりません。

従業員からのマイナンバーの収集は、マイナンバー管理者にとって負担の大きいものになるでしょう。

「SmartNS」は、従業員の安心安全と、マイナンバー管理者の使いやすさを両立させたマイナンバー収集管理システムです。

セキュリティ専門会社との共同開発による高い安全性。
タブレットを使用した対面収集による利便性。

どちらも両立させる仕組みを実現させました。

マイナンバーを安全に、らくらく収集するなら、「SmartNS」にお任せください。

関連記事

smartNSマイナンバー収集管理支援ツール

マイナンバーの収集・保管・削除を
かんたん&安全に実現します。
管理端末+静脈認証+取り扱い区域管理の
オールインワンパッケージで
ガイドラインに対応した
マイナンバー管理がすぐに始められます。

管理端末 静脈認証 取り扱い区域管理

お問い合わせはこちら

お問い合わせはこちら