Smart NS
マイナンバーに対応していくために会社がやるべき ことは？
2016.05.30 月
社会に求められる事
平成２７年の１０月、マイナンバー制度の施行と同時に（個人番号）通知カードの郵送が開始。
そして、平成２８年の１月より企業は源泉徴収票や、扶養控除の申請などにマイナンバーの記載が必要となりました。
これにより、多くの企業がマイナンバー制度への対策が必要となりました。
しかし、自分の会社にどのような事を求められているのかは、分かり辛いと思います。
従業員の大切な個人情報を守るためにも、しっかりと確認していくことが大切です。
本記事では、企業が社会のマイナンバー制度に対応していくために必要な事を下記にてまとめていきます。
１．収集
マイナンバーを取り扱うためには、まず従業員からマイナンバーの収集を行う必要があります。
収集の前段階として、マイナンバーの取り扱いについて従業員に教育を行わなければなりません。
説明をする時点で、収集の必要性と本人確認についての説明もしておきます。
本人確認に必要な書類は、
個人番号カードを持っている場合、そのカード一枚で確認が可能です。
通知カードで確認を行いたい場合は、それに加えて写真付きの身分証明書を用意しましょう。
収集は、はっきりと利用目的を提示した上で行います。
ちなみに、収集時に提示した目的以外でのマイナンバーの使用は禁止されています。
なので、収集時は、複数の利用目的を提示して行うことが望ましいです。
一般的な企業であれば、下記の利用目的を使用する事が多いでしょう。
・源泉徴収にかかる事務手続き
・健康保険にかかる事務手続き
・公的年金保険にかかる事務手続き
・雇用保険にかかる事務手続き
・労災保険にかかる事務手続き
このまま書類として作成しても問題ありません。
２．保管
企業は収集したマイナンバーを保管しておく必要があります。情報漏洩を防ぐためにも、保管時はセキュリティに気を使います。
保存媒体が紙の場合は、鍵付きのキャビネットや金庫内に入れます。
パソコンの場合は専用のパソコンを用意し、最新のウイルス対策ソフトを使用する事が望ましいです。
他にも、社内にマイナンバー専用の管理区域を用意すれば、
担当者以外が入室することを物理的に回避しやすくなります。
３．管理・利用
基本的には、「いつ」社内の「だれが」収集したデータを「なんのために」使用したのか確認できる体制を作りましょう。
例えば
・紙面で管理するのであれば、台帳に入退出を記録することを義務付けたりする。
・パソコンであれば、データにアクセスする時には履歴が残るようにする。
責任の発生場所が明確であれば、問題が起きた場合に少しでも早く対処できます。
４．廃棄
従業員が退職した後も、企業には取り扱いが求められています。
企業が管理しているマイナンバーは、従業員が退社した後も法定期間内は保存する必要があります。
法定期間内を過ぎたら、復元不可能な方法（焼却、シュレッダーによる断裁）で廃棄するようにしましょう。
まとめ
・収集時には、事前に従業員の教育と使用内容についての通告を行っておくこと。
・保管時には、セキュリティに気を付けて情報を取り扱う。
・管理・利用時には、利用した時に記録が残るようにしておくこと。
・従業員の退職時には、保管する期間を守り、復元不能な廃棄方法で処分する。
このように、一つひとつの処理に神経を使わなければならないマイナンバーの管理。
それを解決できるのがSmartNSです。
収集から管理、廃棄までのほとんどの工程を任せることができます。
コンパクトなタブレットで動作し、パッケージの一括購入なので維持費もかかりません。
担当者は、端末の操作方法を覚えるだけです。
マイナンバーは、意外と使用する機会が多く管理も大変です。
SmartNS を管理システムとして活用すれば、マインナンバーの管理は安全で手軽なものと なります。
マイナンバー管理システムの SmartNS を、是非活用してください。
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