Smart NS | マイナンバー収集管理支援ツール

マイナンバー制度で企業が対応すべきこと

2016.08.29 月

マイナンバー制度に対応していくために必要な準備

マイナンバー制度の施行と同時に（個人番号）通知カードの郵送が開始され、
企業は源泉徴収票や、扶養控除の申請などにマイナンバーの記載が必要となりました。
これにより、多くの企業がマイナンバー制度への対策が必要となり、番号法により正しく利用することが定められました。

従業員の大切な個人情報を守るためにも、
企業が社会のマイナンバー制度に対応していくために必要な準備をご説明いたします。

①「収集」

マイナンバーを取り扱うためには、まず従業員からマイナンバーの収集を行う必要があります。
マイナンバーを収集する際は、従業員に利用目的を伝えておくことが大切です。

本人確認に必要な書類は、
・マイナンバー通知カード＋運転免許証などの身分証明証１点
・個人番号カード
のどちらかが選択可能なことも伝えておくと、収集がスムーズです。
収集は、はっきりと利用目的を提示した上で行います。

また、収集時に提示した目的以外でのマイナンバーの使用は禁止されています。
一般的な企業であれば、下記の利用目的を使用する事が多いでしょう。
・源泉徴収にかかる事務手続き
・健康保険にかかる事務手続き
・公的年金保険にかかる事務手続き
・雇用保険にかかる事務手続き
・労災保険にかかる事務手続き
このまま書類として作成しても問題ありません。

②「保管」

企業は収集したマイナンバーを保管しておく必要があります。情報漏洩を防ぐためにも、保管時はセキュリティに気を使います。
保存媒体が紙の場合は、鍵付きのキャビネットや金庫内に入れます。
パソコンの場合は専用のパソコンを用意し、最新のウイルス対策ソフトを使用する事が望ましいです。
他にも、社内にマイナンバー専用の管理区域を用意すれば、
担当者以外が入室することを物理的に回避しやすくなります。

③「管理・利用」

企業は、必要な場合に限り、収集したマイナンバーを保管できます。
しかし、マイナンバーの保管は漏洩等を防止するために、適切な安全管理が求められています。
実際に保管する際は、管理するための部屋を決め、管理区域とすることがお勧めです。
立ち入る機会が減るので、漏洩の心配が減ります。
利用時も担当者以外の出入りを禁止し、スマホや記録が可能な機器の持ち込みも制限しましょう。
マイナンバーは、管理区域内に鍵付きの鉄庫・金庫を設置して、そこに保管するようにしましょう。