管理の基礎

マイナンバー対応の基本的な流れ

2016.05.30 月

個人番号の対応は、最初が大事

マイナンバーは、番号法により正しく利用することが定められています。

不正な利用は厳しく罰せられますので、企業は対応の流れを確認しておく事が大切です。

マイナンバー制度への対応の流れとして、まず準備が必要となります。

・社内でのルールを決め、研修を行う「準備」 準備が終わると次は実務に関わる3つの工程へ進みます。
・最初に個人からマイナンバーを集める「収集」
・次に、役所に提出する書類に記入して、それを保管しておく「利用と管理」
・最後に不要となったマイナンバーを処分する「廃棄」 以上の流れで進んでいきます。

準備から廃棄までの流れを確認していきましょう。

簡単かつ安心安全な個人番号管理方法も併せてご紹介します。

1.マイナンバーの取扱準備

まずは準備をしましょう。
マイナンバーの利用目的、取り扱い上の注意を説明しておくことが重要となります。

具体的には社内ルールや、マイナンバーを取扱う担当者・責任者を決めます。

そして、決定した社内ルールを従業員にも理解してもらうために、事前に研修を進めておきましょう。

2.マイナンバーの収集

マイナンバーを収集するためには、条件があります。

それは、行政手続きのために、企業が行う源泉徴収票の作成事務などが必要となる場合です。

つまり、法律で認められている範囲の使用に限られているということです。
そのため、マイナンバーを収集する際は、従業員に利用目的を伝えておくことが大切です。

また、従業員からマイナンバーを受け取る際に、企業は本人であることを確認します。

提供されたマイナンバーが正しいものか、番号が正しいかどうかを確認しましょう。

本人確認には、

・マイナンバー通知カード+運転免許証などの身分証明証1点
・個人番号カード

のどちらかが選択可能なことも伝えておくと、収集がスムーズです。

3.マイナンバーの利用と管理

企業は、必要な場合に限り、収集したマイナンバーを保管できます。

しかし、マイナンバーの保管は漏洩等を防止するために、適切な安全管理が求められています。

実際に保管する際は、管理するための部屋を決め、管理区域とすることがお勧めです。

立ち入る機会が減るので、漏洩の心配が減ります。

利用時も担当者以外の出入りを禁止し、スマホや記録が可能な機器の持ち込みも制限しましょう。

マイナンバーは、管理区域内に鍵付きの鉄庫・金庫を設置して、そこに保管するようにしましょう。

4.マイナンバーの廃棄

従業員が退職し、取引が終了した場合など、マイナンバーの利用の必要なくなった後、
法定保存期間を過ぎたものは廃棄しましょう。

法定保存期間中はマイナンバーも含めて保存する義務があります。

また法定保存期間を過ぎたものは、廃棄の記録を行ったうえで、すみやかに廃棄する必要 があります。

書類は復元が出来ないようにシュレッダーでの断裁や、焼却処理をしましょう。

電子データの場合はデータを削除します。
(マイナンバーを削除すれば、その他のデータなどは残しても問題ありません。)

マイナンバーの情報を取り扱っていたパソコンを破棄する場合は、
データ削除専用のソフトの使用や、物理的に破壊することが望ましいです。

また、「誰が・いつ・何をしたか」破棄記録を取るようにすることで、安全性が増します。

SmartNS であれば、全ての工程を安全に進めることが出来ます。

専用の管理端末に、静脈認証による担当者のアクセス制限に加え、
管理区域の入退室管理まで揃ったオールインワンパッケージとなっております。

SmartNS を利用する事で、企業も社員も安心してマイナンバーの対応を進めることが出来ますので、
是非ご利用を検討してみてください。

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