管理の基礎

マイナンバーはいつ、どんな時に必要になる?

2016.05.30 月

従業員の入社・退社の時

従業員の入社や退社に関する手続きでは多くの書類が必要になります。

そのため、マイナンバー制度の導入による影響が大きい業務です。

入社・退社手続きに必要な書類のうち、以下の書類に個人番号の記載が追加されます。

従業員の入社時

〈従業員から収集するもの〉
・扶養控除申請書
・健康保険被扶養者届
・国民年金第3号被保険者資格取得届

〈ハローワークへ提出するもの〉
・雇用保険被保険者資格取得届

〈年金事務所へ提出〉
・健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届
・健康保険被扶養者届
・国民年金第3号被保険者資格取得届

従業員の退社時

〈従業員から収集するもの〉
・退職所得の受給に関する申請書

〈ハローワークに提出するもの〉
・雇用保険被保険者資格喪失届

〈年金事務所に提出するもの〉
・健康保険・厚生年金保険・被保険者資格喪失届

また、従業員が退社する際に交付する源泉徴収票や退職所得の源泉徴収票には、
個人番号の記載は必要ありません。

しかし、税務署に提出する源泉徴収票については個人番号の記載が必要になるので、注意が必要です。

給与支払い手続きの時

給与手続きに必要な書類のうち、以下の書類に個人番号の記載が追加されます。

〈従業員から収集するもの(年初めの給与支払い日)〉
・給与所得者の扶養控除(異動)申告書

〈年金事務所に提出するもの〉
・被保険者賞与支払い届

このうち、給与所得者の扶養控除申告書は、源泉徴収税額の算定にかかわる重要な書類です。

マイナンバー制度導入早々に、個人番号を記載した扶養控除申告書を収集することになります。

特に、初回の収集は情報が錯綜しトラブルが起こることも予想されます。
入念な準備をして取り組みましょう。

年末調整手続きの時

年末調整手続きに必要な書類のうち、以下の書類に個人番号の記載が追加されます。

〈従業員から収集するもの〉
・給与所得者の扶養控除(異動)申告書

保険料の算定の時

マイナンバー法の施行後は、以前から運用していた書類にも従業員のマイナンバー記載が必要になります。

そのため、大事な個人情報であるマイナンバーを従業員から収集する必要があります。

企業側は、収集や管理にあたって情報漏えいを防ぐ対策をしなくてはなりません。
これには手間や時間がかかります。

SmartNSなら対面で安全に収集を行えますから、
マイナンバー管理者様にとっても、従業員にとっても安心です。

収集は10インチのタブレット端末で作業を共有しながら進められます。

タッチパネルによる操作はスマートフォンと同じ感覚で行えます。

マイナンバーを安全、かんたんに収集できる管理ツールをお探しのマイナンバー管理者様は、
ぜひSmartNSの導入をご検討ください。

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