Smart NS
中小企業事業主の場合のモデルケース
2016.05.30 月
A社の場合のモデルケース
A社は、本社のみを構える総従業員数が３０名の企業です。
マイナンバーの管理担当者は１名です。
A社では、マイナンバー制度が導入されても取り扱い方がよく分からずにいました。
１人で３０人のマイナンバーを収集するのは大変な作業となります。
中小企業では、個人番号の取り扱いは管理サービスを使うことが常識的となっています。
管理サービスの中でもSmartNSでは、
業務上マイナンバーの取り扱いに必要な収集・管理・削除をかんたん＆安全に実現します。
セキュリティに特化したマイナンバー管理システムを必要としている管理者様におすすめです。
中小企業で実際にSmartNSを導入した場合、どのようなケースがあるのかをご説明します。
１．スペースを無駄にしない導入
中小企業で、営業所によっては人口密度が高く、
既に管理用のノートパソコンやパーティションを設置するスペースを用意できない場合も。
SmartNSなら、サイズの小さいタブレット端末なので、デスクの一角を奪いません。
建物の広さに関わらずマイナンバー管理システムを準備できます。
２．利用者の登録
SmartNSを導入する際には、最初にマイナンバー管理者をする利用者を登録します。
登録情報は、ID・名前・フリガナ・パスコードの４つです。
同時に指の静脈パターンも撮影して保存するので、利用者以外は端末にアクセスできません。
生体認証が準備されているので、不正アクセスを未然に防ぐことができます。
管理者が多忙などで、端末の管理を疎かにした場合の盗み見防止にもなります。
管理者が静脈認証をするときは、指を機械に置くだけなので、
セキュリティは強固ながらも、端末の操作はかんたんです。
３．従業員のデータ収集
大切な個人情報を扱うため、SmartNSでは情報を対面で入力していきます。
営業所が一か所に集約されている場合、
従業員を順番に呼び出して登録していくだけで収集が完了します。
アルバイトを雇い、登録する場合も、同じように登録ができます。
本人確認も同時に済ませることが可能なので、時間を節約できます。
収集後の管理
マイナンバーを収集した後の管理にも、セキュリティが充実しています。
収集自体は少数精鋭で運営している中小企業であれば自力でも可能です。
しかし、その後のデータ管理を完璧にこなせるのは人間ではなく、SmartNSです。
１．電子管理による施錠
「SmartNS」は、サイズも小さく、薄型のタブレットなのでそのまま金庫で保管できます。
その金庫の鍵を「varieKEY」と呼ばれる施錠システムで管理できます。
保管・管理時に、スマートフォンから遠隔操作を入れてあげるだけで施錠と開錠が思いのままに操作できます。
ロッカーでの管理を行いたい方も同じように鍵を遠隔操作で管理が可能です。
２．入退室のデータ管理
「だれが」「いつ」「どんな操作をした」といったすべての履歴をSmartNSは保存しています。
例えば、盗難・破損などの被害が起きた場合、誰がどんな操作をした後か一目でわかります。
犯人が従業員ではなかったとしても、事情を把握したうえで今後の対策などを決めていきやすくなります。
３．データの削除
自分の企業は大丈夫だと思い、簡易鍵がついたロッカーにマイナンバーを入れて放置する企業もあります。
ロッカーはマイナンバーに限らず、破壊され、盗難被害にあっている事も事実です。
SmartNSでは、そういった問題が起きた時にも、
いち早く対応ができるよう遠隔でのデータ削除機能が搭載されています。
大切なデータは誰にも渡しません。
中小企業には、いまだに個人番号の取り扱いや、セキュリティが万全ではない企業も多いので、
セキュリティが万全かつ手軽なSmartNSを活用してください。
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