Smart NS

マイナンバーを収集する前に、必ず行わなければいけないことがあります。

それは、「利用目的の明示」と「本人確認」です。

利用目的の明示については、そもそも利用の範囲が明確に定められているので、
その中で使 う可能性のあるものを従業員に伝える必要があります。

例えば「源泉徴収票の書類の作成のため」などです。

本人確認で必要なことは、「身元確認」と「番号確認」の二つです。

この確認を怠ると、不正ななりすましの被害や、番号記入の誤りにつながるので、正確に行 いましょう。

SmartNS は 10 インチの大画面なので、従業員と画面を見やすく共有できます。

マイナンバーの登録は、かんたんなタッチパネルによる入力です。

まずは、従業員の登録をするための、具体的な手順を説明いたします。

① 左側の「ユーザ管理アイコン」をタップします。
② その中の「ユーザ追加アイコン」をタップします。
③ 詳細エリアが表示されるので、名前とフリガナ、扶養者がいる場合は扶養者の情報も入 力していきます。

この従業員の登録は、一括で行うこともできます。

① エクセルで以下の情報を順に入力します。（画像参照）

② ファイル名を userlist にし、csv 形式で SD カードに保存します。

ファイル配置先は

[システムフォルダ利用時]　SD カード¥SmartNS¥userlist.csv
[独自フォルダ作成時]　SD カード¥独自フォルダ名¥userlist.csv となります。

SmartNS から表示する際には、画面の一番上にあるアクションエリア
（ログイン名の表示 と詳細エリアで操作できるアイコンが表示されているところ。）に、
SD カードマウントアイコンが表示されていることを確認し、実行して下さい。

従業員の登録ができたら、マイナンバーの登録を行います。

① 左側の「マイナンバー管理アイコン」をタップします。
② 一覧エリアが出てくるので、対象の従業員名をタップし、詳細エリアからマイナンバー の登録を行います。
　マイナンバーの入力に誤りが無いよう、マイナンバー管理担当者と従業員の双方で確認 するようにしましょう。
③ 身元確認に使った身分証明書の撮影、登録もこちらから行えます。
　画面下の「撮影アイコン」をタップすると、タブレット内蔵カメラから撮影ができます。

SmartNS の便利な点としては、持ち運びがかんたんなことが挙げられます。

マイナンバー管理担当者が遠方の支店に赴く場合にも、かさばらずに持ち歩けます。

また、SmartNSは、従業員の登録とマイナンバーの登録を別々に行います。

例えば、

① 遠方の支店の従業員の情報を、支店の従業員が csv 形式のファイルとしてあらかじめ保 存。
② 担当者が支店に赴いた際に、SD カードにファイルを移し、マイナンバーの登録だけ担 当者が行う。
という方法もとれます。 これなら、担当者はマイナンバーの登録だけを行えるので、余計な手間が省けます。

担当者をあまり多くしたくない企業や、一人の担当者が大勢の従業員のマイナンバー管理をしている企業などにも、
とても便利に使えます。

かんたんな手順で、従業員と一つ一つ確認しながら登録が行えるので安心です。

マイナンバー管理は、手軽に安心な収集が行える SmartNS を是非おすすめいたします。