Smart NS
大企業事業主の場合のモデルケース
2016.05.30 月
大人数のデータの収集
大企業では名簿ですら管理が大変なほどに人数が多いのです。
数が多いからこそ管理の重要性は上がり、セキュリティと利便性の向上が求められます。
社員数が多い大企業で、
マイナンバー管理の「SmartNS」を活用した場合のモデルケースを紹介していきます。
１．社員のリストアップ
大企業が扱う従業員数は、連結子会社も含めれば２０万人をも超える場合があります。
その域に達している企業は、マイナンバー管理サービスが無ければ管理担当者は破綻します。
誰が既に情報を登録済みなのか、そうでないのかを確認できる体制が必要となります。
企業でのマイナンバーの取り扱いには本人確認が必要です。
本人確認を行う上で大切な事が、可能な限り対面で入力を進めていくことです。
メールで大切な個人情報を送るのに抵抗がある従業員は多いはずです。
早い段階でマイナンバーの説明ができるよう、資料の作成が必要です。
２．収集の通知を出す
収集を進めていく上で、従業員を安心させる説明が必要となります。
不安を与えてしまえば、本人確認までがスムーズに進まない場合もあります。
収集について理解を求めるにはまず、
マイナンバー自体の必要性について従業員へと説明が必要となります。
このとき、企業側にとってマイナンバーは何をするときに必要で、
いつ使用するのかを具体的に説明するかを見せる事で、収集することの大切さの理解を求めます。
それでも、マイナンバー収集への安心を与えられない場合があります。
そんな時にも、SmartNSの資料を同封することでセキュリティの高さを説明するとともに、
管理者として登録された人間しか、データにはアクセスが出来ないという事。
管理者がSmartNSの端末に触れた場合に全て名前込みで履歴が残ることも同時に説明しておきましょう。
実際の入力の手順なども同封しておくと後々の作業が減ります。
３．実際の収集時
実際は対面で入力していくことになるので、
従業員に操作方法や必要な情報をその場ですぐに説明することが出来ます。
自分が確認している範囲でのみ入力が行われていくので、
マイナンバーの管理で把握していない部分が発生しません。
自分が責任を負う範囲で、知らないうちに端末が扱われる心配もありません。
４．収集の引継ぎも可能
タブレットを持って各地に赴くことが収集時に必要となります。
しかし、日本全国となれば、一人で全て行うには厳しい場合が多いです。
そんな時は地方ごとにSmartNSの管理者を取り決め、登録をします。
そうすれば、端末を渡し合うだけで引継ぎが完了します。
全国へSmartNSが運ばれていく内に、破損したとしても大丈夫です。
オプションのWi-fiストレージでデータの修復が可能ですので、安心して全国の営業所を訪れてください。
マイナンバーの収集にはSmartNSを使用することで、自分も従業員も安心できます。
現状のサービスのセキュリティに不安がある場合、マイナンバーの管理者様にもおすすめいたします。
まとめ
日本アクセスが開発した「SmartNS」には、
適切なマイナンバー保管・管理体制をつくるための機能が備わっています。
セキュリティの最大の弱点は「人」です。
組織的な体制やシステムを整え、マイナンバー管理担当者にルールなどについての研修を行っていたとしても、
しっかりと監督する仕組みがないと、適切な個人番号の取り扱いはできないのです。
本来であれば、可能な限り少人数でマイナンバー管理をする方が、
リスクは抑えられますし監督する手間もかかりません。
しかしSmartNSには手間もかからず大人数で監督する仕組みが揃っています。
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